Ter organização é muito importante para uma vida produtiva e com qualidade, afinal, as demandas da nova disposição social por conta do isolamento social da COVID-19, e o home office cada vez mais presente, organizar-se se tornou ainda mais essencial.

Existem muitas formas de organização e técnicas que podem ser levadas em consideração e que se alteram de acordo com as suas demandas, sendo um dos exemplos mais potentes o uso dos chamados CRM, que são softwares de gestão computadorizada.

Além de ferramentas para gerir e organizar as tarefas, é possível seguir algumas dicas que ajudam no desenvolvimento de uma rotina mais organizada e eficiente. Neste artigo abordaremos sobre esses componentes.

Como organizar a sua rotina

Organizar uma rotina é fundamental para ter um dia cheio de produtividade e energia, evitando o que chamamos de cansaço mental.

Quando organizamos nossas tarefas, conseguimos dividir nosso tempo e fazer todas as demandas de maneira rápida e ainda equilibrar as necessidades pessoais. Caso isso não aconteça, podem ocorrer desequilíbrios diversos na vida e saúde, como o estresse.

Abaixo conheceremos algumas dicas que podem ser extremamente úteis para a organização de uma rotina.

1 – Tenha horários definidos

Possuir horários bem organizados é muito importante, afinal, dividimos nossos esforços e evitamos a sobrecarga emocional e mental. 

Também é importante possuir uma visão geral de todos os compromissos que devem ser mantidos, importância das atividades e aquelas que são mais urgentes ou que podem ser postergadas/delegadas.

Apesar de hoje termos uma flexibilidade de horários nas entregas de atividades, é necessário que as pessoas consigam estabelecer o controle, de maneira a evitar o estresse, causado pela ansiedade e acúmulo de atividades a fazer.

2 – Cuide da sua saúde 

Um dos pontos cruciais para que tenhamos uma boa organização é o cuidado com a nossa saúde, tanto física como mental.

Quando conseguimos ter uma vida mais equilibrada, nossos compromissos e entregas se tornam menos penosos e há mais disposição para realizar as atividades.

Assim, é necessário considerar uma rotina de exercícios físicos, uma boa alimentação e momentos de silêncio ou de prática de algum hobby. Isso proporcionará um melhor relaxamento e funcionamento do fluxo mental.

Em alguns casos é possível procurar um psicólogo para ajudar na compreensão do momento e até mesmo ensinar algumas técnicas para controle do estresse e ansiedade.

3 – Defina prioridades

Um componente essencial para que as tarefas estejam bem organizadas é a definição de prioridades. Isso significa que é preciso elencar as tarefas que são mais importantes que outras, de modo que as demandas não sejam prejudicadas.

Do mesmo modo, é preciso identificar possíveis tarefas/atividades que não são realmente cruciais ou mesmo necessárias, não impactando no resultado final de uma operação ou para atingir o objetivo.

Para isso, coloque as atividades que mais precisam de esforço e dedicação em primeiro lugar e em horários que tende a ser mais produtivo, enquanto aquelas que exigem menos esforços por último. 

Caso seja necessário, faça alterações para que não haja acúmulo de atividades.

Agora que conhecemos algumas dicas de como poder organizar uma rotina, abordaremos sobre ferramentas que podem ajudar nessa organização, como o software gestão de vendas. 

Ferramentas para uma melhor organização

Existem variadas ferramentas que ajudam na organização do dia e acompanhamento correto das tarefas, principalmente no trabalho, sendo consideradas tanto analógicas como digitais. 

Abaixo abordaremos algumas dessas ferramentas que são muito importantes para o cotidiano.

1 – Bullet Journal

O bullet journal é um caderno de anotações que geralmente tem folhas pontilhadas, na qual você é o responsável por criar as metodologias de organização. 

Assim, é possível estabelecer as atividades, hábitos e compromissos do seu jeito, de forma a facilitar o acompanhamento da rotina e sentimentos, por exemplo. A principal vantagem dessa ferramenta é que ela pode ser altamente personalizada.

Alguns pontos que podem ser levados em consideração e que podem estar no bullet journal para otimizar a rotina estão:

• Track de hábitos;
• Agenda;
• Checklist;
• Tabelas de desempenho.

2 – Planner

O planner é similar ao bullet journal, com a diferença que sua estrutura é pré-definida, ou seja, seus campos já são impressos, podendo ter acompanhamento diário, semanal ou mensal, sendo preenchido conforme a necessidade.

São muito usados para organização pessoal, para estudos e também para trabalhos das mais variadas formas. 

Existem muitos tipos de planner, cada um com um tipo de configuração, sendo uns mais abertos para a personalização e outros mais básicos/práticos e bem estipulados, sendo essenciais para uma melhor organização e acompanhamento da rotina.

3 – Trello

No campo da organização com ferramentas digitais, é possível destacar ferramentas como o Trello, voltados para o gerenciamento de projetos e melhorar fluxos de trabalho. Basicamente, a ferramenta é baseada na metodologia do Kanban.

Essa é uma ferramenta online e gratuita, na qual é possível fazer a delegação de funções e o controle do andamento das atividades em tempo real, demarcando em qual estágio está cada atividade e seu responsável.

 Assim, é possível fazer operações como:

• Delegação de tarefas;
• Escrita de comentários;
• Descrição de tarefas;
• Estipulação de tempo de entrega;

4 – CRM para profissionais comerciais

É uma ferramenta de gerenciamento do relacionamento com o cliente, daí a sigla CRM – Customer Relationship Management. 

Esse sistema permite gerenciar as interações dos clientes com as marcas, ajudando na definição de estratégias para o marketing e melhora nos processos de venda.

Além disso, essa ferramenta possibilita um melhor registro das atividades feitas, quais os canais e áreas responsáveis por cada atendimento e todas as interações realizadas com o público, permitindo uma melhor identificação de processos feitos e quais podem ser melhorados.

Portanto, vimos como as ferramentas de organização podem ser usadas para melhorar a rotina de trabalho e sua importância para organizar a rotina de forma mais efetiva e ágil.

Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog Top News Tech, site voltado para a veiculação de conteúdos ricos e relevantes para empresas de diversos nichos, bem como estratégias que contribuem para o desenvolvimento do negócio.